Informacja dla sygnalistów dotycząca zgłoszeń zewnętrznych
Jeśli posiadasz informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą i dotyczy ona dziedzin, które są we właściwości Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie – zgłoś ją korzystając z poniższych kanałów.
Dane kontaktowe, na które możesz zgłosić naruszenie prawa
Zgłoszenia zewnętrznego możesz dokonać:
- pisemnie:
• na adres:
Zachodniopomorski Urząd Skarbowy w Szczecinie
ul. Żołnierska 45,
71-210 Szczecin
z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne",
• przez umieszczenie zgłoszenia w skrzynce na listy:
skrzynka znajduje się w holu przy drzwiach wejściowych do budynku Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie przy ul. Żołnierskiej 45 w Szczecinie. Zgłoszenie należy opatrzyć dopiskiem: „Zgłoszenie zewnętrzne";
• mailowo na adres poczty elektronicznej:
sygnal.zachodniopomorski.us@mf.gov.pl
- ustnie: osobiście w siedzibie urzędu skarbowego w formie bezpośredniego spotkania.
W celu ustalenia terminu rozmowy zgłoś nam taką potrzebę – ustalimy dogodny termin spotkania w terminie 14 dni od otrzymania Twojego wniosku.
Pamiętaj, aby w zgłoszeniu podać adres do kontaktu. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane w trybie ustawy o ochronie sygnalistów. Brak adresu do kontaktu uniemożliwi nam wypełnienie obowiązków informacyjnych dotyczących zgłoszenia oraz uzyskanie od Ciebie dodatkowych informacji związanych ze zgłoszeniem.
Czy jesteś sygnalistą zewnętrznym w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów?
Jeżeli występujesz jako osoba fizyczna, czyli pod własnym imieniem i nazwiskiem (lub zgłaszasz informację z zachowaniem anonimowości) i chcesz powiadomić nas o sytuacji, w której doszło do naruszenia prawa w kontekście związanym z Twoją pracą, to spełniasz warunki do uznania Cię za sygnalistę zewnętrznego.
Status ten będzie Ci przysługiwał tylko wtedy, gdy jednocześnie spełniasz następujące ustawowe kryteria:
1. Twoja informacja musi dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, o ile dotyczy ona co najmniej jednego zagadnienia z zamkniętego katalogu naruszeń prawa znajdującego się w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Obowiązujący katalog zamieściliśmy również w tej informacji pod hasłem: „Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić?".
2. Twoja informacja musi dotyczyć naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie o ochronie sygnalistów w art. 2 pkt 5 oraz opisane szczegółowo w tej informacji pod hasłem: „Czym jest kontekst związany z pracą?".
3. W przepisie art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów oraz poniżej znajdziesz otwarty katalog funkcji, stanowisk, relacji z pracodawcą itp., które mogą zapewnić Ci status sygnalisty.
Pamiętaj, jeżeli jesteś świadkiem naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, ale osobiście nie posiadasz powiązania z podmiotem prawnym, którego dotyczy Twoje zgłoszenie, nie jesteś sygnalistą w rozumieniu ustawy.
Pamiętaj, że ochroną wynikającą z ustawy nie są objęci zgłaszający niespełniający wskazanych warunków.
Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić?
Możesz zgłosić do nas działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, do którego już doszło albo dopiero prawdopodobnie dojdzie, dotyczące interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.
Informacja o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym to również:
• uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa;
• informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.
Co grozi za zgłaszanie naruszeń, do których nie doszło?
Sygnalista może liczyć na ochronę pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.
Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Co powinno zawierać zgłoszenie zewnętrzne?
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:
• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
• dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
• dane umożliwiające kontakt, jeżeli sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem;
• informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;
• podpis sygnalisty.
Nasze kompetencje do podejmowania działań następczych
Pamiętaj, że będziemy rozpatrywać Twoje zgłoszenie tylko w granicach własnych kompetencji. Jeżeli Twoje zgłoszenie wykracza poza ustawowe zadania naczelnika urzędu skarbowego przekażemy je do właściwego organu publicznego znajdującego się w strukturze Krajowej Administracji Skarbowej lub poza nią.
Zadania naczelnika urzędu skarbowego zostały określone w art. 28 ustawy o KAS [1].
Co do zasady, w kompetencji organów KAS mieszczą się działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej.
Dodatkowo organy KAS podejmują działania według ich właściwości miejscowej ustalanej na podstawie art. 17 ustawy Ordynacja Podatkowa [2], tzn. co do zasady według adresu siedziby podmiotu prawnego, którego dotyczy zgłoszenie. Jeżeli wiesz lub domyślasz się, który organ KAS będzie właściwy w sprawie objętej Twoim zgłoszeniem, możesz kierować je bezpośrednio do tego organu. Wtedy droga od przekazania zgłoszenia do podjęcia działań następczych będzie najkrótsza.
Zasady poufności, które mają zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Ochrona Twoich danych osobowych jest gwarantowana na poziomie ustawy.
W celu zapewnienia poufności Twojej tożsamości, ochrony danych osobowych Twoich, jak i również osoby, której Twoje zgłoszenie dotyczy, przygotowaliśmy procedurę dotyczącą zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych.
Stworzenie i następnie ścisłe przestrzeganie przejrzystych zasad przyjmowania i obsługi zgłoszeń zewnętrznych w urzędzie skarbowym zagwarantuje brak dostępu nieupoważnionym osobom do informacji zawartych w Twoim zgłoszeniu.
Twoje zgłoszenie trafi do osób, które mają do tego specjalne upoważnienie. Osoby te zobowiązane są do ścisłego zachowania tajemnicy w zakresie informacji umieszczonych w zgłoszeniu, w tym Twoich danych osobowych. Dotyczy to również informacji, które uzyskamy w ramach przyjęcia i weryfikacji Twojego zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.
Po upływie ustawowego terminu 3 lat od momentu otrzymania zgłoszenia, Twoje dane osobowe będą trwale usuwane z naszego rejestru oraz skrzynki elektronicznej. W przypadku gromadzenia dokumentów w formie papierowej, będą one trwale niszczone.
Jak będziemy zajmować się Twoim zgłoszeniem?
Twoje zgłoszenie zostanie poddane weryfikacji, pod kątem czy stanowi ono zgłoszenie w rozumieniu ustawy.
Po dokonaniu weryfikacji zostanie wybrany tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
W terminie 7 dni od otrzymania informacji upoważniony pracownik prześle do Ciebie potwierdzenie przyjęcia Twojego zgłoszenia.
Przekazanie potwierdzenia będzie miało miejsce z zachowaniem wybranego przez Ciebie kanału komunikacji.
Pamiętaj, jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo, nie otrzymasz od Nas żadnych wiadomości w sprawie.
Przekazanie zgłoszenia
Jeżeli po weryfikacji wstępnej Twojego zgłoszenia stwierdzimy, że nie jesteśmy właściwi do podejmowania działań następczych, przekażemy Twoją informację do właściwego organu KAS (naczelnika właściwego urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego) albo do innego właściwego organu publicznego.
Twoje zgłoszenie zostanie przekazane niezwłocznie po dokonaniu jego wstępnej weryfikacji, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia jego wpływu do urzędu skarbowego.
W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu do 30 dni od dnia wpływu.
Przekazując zgłoszenie zewnętrzne do właściwego organu KAS lub innego właściwego organu publicznego, jednocześnie prześlemy do Ciebie informację w tej sprawie, chyba że złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo.
Odstąpienie od przekazania zgłoszenia zewnętrznego
Jeżeli ustalimy, że Twoje zgłoszenie nie spełnia wymogów informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy, poinformujemy Cię o fakcie odstąpienia od przekazania Twojego zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych. W takim przypadku otrzymasz od nas informację zawierającą ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Informacja przekazywana jest w zakresie nieobjętym tajemnicą ustawowo chronioną.
Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, ale nie jesteś sygnalistą w rozumieniu ustawy, Twoje zawiadomienie będzie przez nas rozpatrywane w standardowym trybie obsługi informacji sygnalnych.
Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo, nie otrzymasz od Nas informacji o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia.
Zaświadczenie o objęciu ochroną
Ustawa daje Ci możliwość uzyskania zaświadczenia potwierdzającego, że jako sygnalista podlegasz specjalnej ochronie. Aby otrzymać taki dokument, zgłoś do nas wniosek o wydanie zaświadczenia. Wykorzystaj do tego wybrany przez Ciebie kanał do kontaktu.
Pamiętaj jednak, że zaświadczenie wydaje organ publiczny właściwy do podejmowania działań następczych w sprawie. Jeżeli poinformowaliśmy Cię, że Twoje zgłoszenie zostało przekazane do innego organu publicznego, ubiegaj się o zaświadczenie od tego organu.
Organ właściwy do działań następczych w sprawie wyda Twoje zaświadczenie nie później niż w terminie miesiąca od wpływu Twojego wniosku.
Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo, nie możesz ubiegać się o wydanie zaświadczenia.
Wystąpienie o udzielenie wyjaśnień
W trakcie rozpatrywania Twojego zgłoszenia będziemy mogli zwrócić się do Ciebie z prośbą o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji w sprawie.
Skontaktujemy się z Tobą z zachowaniem wybranego przez Ciebie kanału komunikacji.
Jeżeli sprzeciwisz się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, odstąpimy od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
Działania następcze
Działania następcze będziemy podejmować tylko w ramach ustawowych kompetencji Naczelnika Urzędu Skarbowego. Więcej na ten temat dowiesz się w punkcie: „Nasze kompetencje do podejmowania działań następczych".
W przypadku, gdy Twoje zgłoszenie dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia złożonego przez Ciebie lub innego sygnalistę i zgłoszenie to nie wniesie istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa, możemy nie podjąć działań następczych w odniesieniu do Twojego zgłoszenia. W takim przypadku otrzymasz od nas informację w tej sprawie.
W razie przekazania kolejnego zgłoszenia zewnętrznego, w którym nie zostały zawarte istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa – pozostawimy zgłoszenie bez rozpoznania bez przekazywania dodatkowej informacji w tym zakresie.
Informacje zwrotne – w przypadku podejmowania działań następczych
W terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego otrzymasz od Nas informację zwrotną zawierającą podsumowanie na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja przekazywana jest w zakresie nieobjętym tajemnicą ustawowo chronioną.
W uzasadnionych przypadkach informacja zwrotna zostanie do Ciebie przekazana w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
Dodatkowo, po ostatecznym zakończeniu działań następczych, otrzymasz od nas informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Informacja przekazywana jest w zakresie nieobjętym tajemnicą ustawowo chronioną.
Jak będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?
Administratorem Twoich danych osobowych jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie. Podając je w zgłoszeniu wyrażasz jednocześnie zgodę na ich przetwarzanie.
Gwarantujemy pełną ochronę Twoich danych osobowych. Zadbamy o poufność Twojego zgłoszenia, a Twoja tożsamość będzie znana tylko upoważnionym pracownikom Urzędu Skarbowego.
Dane osobowe będziemy przetwarzać tylko w zakresie koniecznym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Wszelkie informacje pozwalające na ustalenie Twojej tożsamości, nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że za Twoją wyraźną zgodą. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych nastąpi w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Może się zdarzyć, że powiadomimy Cię o potrzebie ujawnienia Twoich danych osobowych w związku z toczącymi się postępowaniami wyjaśniającymi, postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie. Wyjaśnimy wtedy powody takiego ujawnienia.
Klauzula informacyjna Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie dotycząca przetwarzania danych osobowych dla klientów dostępna jest w siedzibie organu KAS oraz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej:
https://www.zachodniopomorskie.kas.gov.pl/zachodniopomorski-urzad-skarbowy-w-szczecinie/organizacja/ochrona-danych-osobowych
Usuwanie danych osobowych
Twoje dane osobowe oraz dokumenty związane z Twoim zgłoszeniem lub podjęciem działań następczych będą przechowywane przez nas przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazałeś do nas zgłoszenie lub roku, w którym zakończono działania następcze albo po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Po upływie tego okresu przechowywania Twoje dane osobowe zostaną trwale usunięte z nośników elektronicznych a dokumenty w formie papierowej zostaną zniszczone. Nie mają zastosowania przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach [3].
Dane osobowe nie zostaną usunięte w tym terminie, w przypadku, gdy stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych.
Ochrona przed działaniami odwetowymi
Nawet pomimo zachowania przez nas pełnej poufności w zakresie Twojego zgłoszenia, jako sygnalista jesteś szczególnie narażony na ewentualne działania odwetowe. By zapewnić maksymalną ochronę przed bezprawnymi krokami ze strony Twojego pracodawcy ustawa przewiduje specjalne środki ochrony.
Pamiętaj, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub ma prawo do zadośćuczynienia.
Ochroną objęty jesteś nie tylko Ty, ale również osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, osoba z Tobą powiązana, a także osoba prawna lub jednostka organizacyjna pomagająca w dokonaniu zgłoszenia lub z Tobą powiązana.
Jeżeli rozważasz możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego, ale z jakiegoś powodu się wahasz, możesz skontaktować się z nami w celu przeprowadzenia poufnej porady. Odpowiemy na Twoje pytania i rozwiejemy wszelkie wątpliwości. Do kontaktu wykorzystaj nasze standardowe kanały komunikacji.
Warunki ochrony sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów chronią Cię przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności. Jeżeli więc miałeś uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia prawa w rozumieniu ustawy, fakt ujawnienia przez Ciebie szczegółowych informacji w tym zakresie nie może być wykorzystany przeciwko Tobie. W szczególności nie możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności
za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób w zakresie np.: zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
Pamiętaj, w przypadku wszczęcia podobnego postępowania, możesz wystąpić o jego umorzenie.
Wyłączeniem od tej zasady są informacje uzyskane w wyniku popełnienia czynu zabronionego.
Pamiętaj również, że w przypadku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, osoba która poniosła szkodę w wyniku działania sygnalisty ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Przed wysłaniem do nas zgłoszenia sprawdź, czy Twoja organizacja posiada procedurę zgłoszeń wewnętrznych
Jeśli chcesz dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w swojej organizacji i nie obawiasz się działań odwetowych, zachęcamy Cię do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie wewnętrzne jest najlepszym sposobem na przekazanie informacji osobom, które mogą przyczynić się do wczesnego i skutecznego wyeliminowania zagrożeń dla interesu publicznego. Chodzi o to, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania.
Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgłoszenie zewnętrzne może w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich można złożyć pisemnie:
• pod adresem:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
• w formie elektronicznej na adres wskazany na stronie internetowej:
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly
Przypisy
[1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 615, z poźn. zm.)
[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, z późn. zm.)
[3] Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.).
