Jeśli masz pewność lub uzasadnione podejrzenie, że informacja, którą posiadasz jest informacją o naruszeniu prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w miejscu gdzie pracujesz, pracowałeś lub będziesz pracował - napisz do nas!!!
Nie bój się przekazywać zgłoszeń. Od momentu, gdy to zrobisz, Twoje dane osobowe będą chronione.
Dane kontaktowe, na które możesz zgłosić naruszenie prawa
Stworzyliśmy dla Ciebie wygodne i bezpieczne kanały komunikacji, za pomocą których możesz przekazać do nas zgłoszenie.
Zgłoszenia zewnętrznego możesz dokonać:
• w postaci pisemnej:
- na adres: Urząd Skarbowy w Choszcznie, ul. Lipcowa 16, 73-200 Choszczno, w podwójnej kopercie, z dopiskiem na wewnętrznej kopercie: „Zgłoszenie zewnętrzne naruszeń prawa – do rąk własnych osoby upoważnionej",
- przez umieszczenie zgłoszenia w skrzynce na listy znajdującej się przy drzwiach wejściowych do budynku Urzędu Skarbowego w Choszcznie, ul. Lipcowa 16, 73-200 Choszczno, w podwójnej kopercie, z dopiskiem na wewnętrznej kopercie: „Zgłoszenie zewnętrzne naruszeń prawa – do rąk własnych osoby upoważnionej";
• w postaci elektronicznej na adres: sygnal.us.choszczno@mf.gov.pl – zgłoszenie musi być opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym;
• ustnie: osobiście w siedzibie Urzędu Skarbowego w formie bezpośredniego spotkania. W celu ustalenia terminu rozmowy zgłoś nam taką potrzebę – ustalimy dogodny termin spotkania w terminie 14 dni od otrzymania Twojego wniosku.
Zachowanie anonimowości
Jeżeli obawiając się działań odwetowych i wolisz pozostać anonimowy, gwarantujemy również taką formę przekazania informacji o naruszeniu prawa. Miej jednak na uwadze fakt, że dokonując takiego wyboru nie będziesz otrzymywał od Nas żadnych potwierdzeń, informacji i zaświadczeń. Wynika to wprost z przepisu art. 7 ust. 3 ustawy.
Aby zagwarantować sobie anonimowość
W przypadku zgłoszenia wysyłanego listownie - nie podawaj swojego imienia i nazwiska ani adresu do kontaktu.
Czy jesteś sygnalistą zewnętrznym w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.?
Jeżeli występujesz jako osoba fizyczna, czyli pod własnym imieniem i nazwiskiem (lub zgłaszasz informację z zachowaniem anonimowości) i chcesz powiadomić nas o sytuacji, w której doszło do naruszenia prawa w kontekście związanym z Twoją pracą to najpewniej spełniasz warunki do uznania Cię za sygnalistę zewnętrznego.
Status ten będzie Ci przysługiwał tylko wtedy, gdy jednocześnie spełniasz następujące ustawowe kryteria:
1. Twoja informacja musi dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, o ile dotyczy ona co najmniej jednego zagadnienia z zamkniętego katalogu naruszeń prawa znajdującego się w art. 3 ustawy. Obowiązujący katalog zamieściliśmy również w tej informacji pod hasłem: „Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić?".
2. Twoja informacja musi dotyczyć naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą.Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie w art. 2 pkt 5 oraz opisane szczegółowo w tej informacji pod hasłem: „Czym jest kontekst związany z pracą?".
3. W przepisie art. 4 ustawy oraz poniżej znajdziesz otwarty katalog funkcji, stanowisk, relacji z pracodawcą itp., które mogą zapewnić Ci status sygnalisty.
Pamiętaj, jeżeli jesteś świadkiem naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, ale osobiście nie posiadasz powiązania z podmiotem prawnym, którego dotyczy Twoje zgłoszenie, nie jesteś sygnalistą w rozumieniu ustawy.
Pamiętaj, że ochroną wynikającą z ustawy nie są objęci zgłaszający niespełniający powyższych warunków.
Pozostałe zgłoszenia będą przez nas rozpatrywane na podstawie obowiązujących dotychczas procedur i uregulowań wewnętrznych. Podobnie będziemy traktować zgłoszenia przekazane w inny sposób niż za pośrednictwem obowiązujących kanałów komunikacji opisanych w niniejszej informacji.
Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić?
Możesz zgłosić do nas działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, do którego już doszło albo dopiero prawdopodobnie dojdzie, dotyczące interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.
Informacja o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym to również:
• uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa;
• informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.
Co powinno zawierać zgłoszenie zewnętrzne?
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:
• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
• dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
• dane umożliwiające kontakt, jeżeli sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem;
• informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;
• podpis sygnalisty.
Nasze kompetencje do podejmowania działań następczych
Pamiętaj, że będziemy rozpatrywać Twoje zgłoszenie tylko w granicach własnych kompetencji. Jeżeli Twoje zgłoszenie wykracza poza ustawowe zadania Naczelnika Urzędu Skarbowego przekażemy je do właściwego organu publicznego znajdującego się w strukturze Krajowej Administracji Skarbowej lub poza nią.
Zadania Naczelnika Urzędu Skarbowego zostały określone wart. 28 ustawy o KAS [1].
Co do zasady w kompetencji organów KAS mieszczą się działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej.
Dodatkowo organy KAS podejmują działania według ich właściwości miejscowej ustalanej na podstawie art. 17 Ordynacji Podatkowej [2], tzn. co do zasady według adresu siedziby podmiotu prawnego, którego dotyczy zgłoszenie. Jeżeli wiesz lub domyślasz się, który organ KAS będzie właściwy w sprawie objętej Twoim zgłoszeniem, możesz kierować je bezpośrednio do tego organu. Wtedy droga od przekazania zgłoszenia do podjęcia działań następczych będzie najkrótsza.
Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Ochrona Twoich danych osobowych jest gwarantowana na poziomie ustawy.
W celu zapewnienia poufności Twojej tożsamości, ochrony danych osobowych Twoich jak i również osoby, której Twoje zgłoszenie dotyczy, przygotowaliśmy procedurę dotyczącą zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Skarbowym.
Stworzenie i następnie ścisłe przestrzeganie przejrzystych zasad przyjmowania i obsługi zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Skarbowym uniemożliwią nieupoważnionym osobom dostęp do informacji zawartych w Twoim zgłoszeniu.
Chcemy Cię zapewnić, że Twoje zgłoszenie trafi do rąk osób, które mają do tego specjalne upoważnienie. Osoby te zobowiązane są do ścisłego zachowania tajemnicy w zakresie informacji umieszczonych w zgłoszeniu, w tym Twoich danych osobowych. Dotyczy to również informacji, które uzyskamy w ramach przyjęcia i weryfikacji Twojego zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.
Po upływie ustawowego terminu 3 lat od momentu otrzymania zgłoszenia, Twoje dane osobowe będą trwale usuwane z naszego rejestru oraz skrzynki elektronicznej. W przypadku gromadzenia dokumentów w formie papierowej, będą one trwale niszczone.
Jak będziemy zajmować się Twoim zgłoszeniem?
Od momentu wpływu Twojego zgłoszenia do Urzędu Skarbowego będą mieli do niego dostęp tylko pracownicy dysponujący specjalnym upoważnieniem w tym zakresie. Specjalny tryb zostanie uruchomiony wyłącznie wtedy, gdy wykorzystasz jeden z określonych w punkcie „Dane kontaktowe, na które możesz zgłosić naruszenie prawa" kanałów komunikacji. W przeciwnym wypadku Twoje zgłoszenie będzie rozpatrywane w standardowym trybie obsługi informacji sygnalnych.
Weryfikacja tożsamości
W przypadku przekazania zgłoszenia z wykorzystaniem skrzynki elektronicznej, zwrócimy się do Ciebie z prośbą o wskazanie alternatywnego adresu do korespondencji, określając przy tym termin uzupełnienia danych.
Działanie takie ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa Twoich danych osobowych, w szczególności w przypadku gdy zawiadomienie zostało przekazane z nieidentyfikowalnego adresu e-mail. Wskazanie alternatywnego kanału komunikacji zminimalizuje ryzyko dostępu do przekazanych informacji osobom niezwiązanym z zawiadomieniem.
Jeżeli nie otrzymamy od Ciebie odpowiedzi, Twoje zgłoszenie zostanie uznane za anonimowe.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
Niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania informacji upoważniony pracownik prześle do Ciebie potwierdzenie przyjęcia Twojego zgłoszenia.
Przekazanie potwierdzenia będzie miało miejsce z zachowaniem wybranego przez Ciebie kanału komunikacji oraz przy wykorzystaniu podanego adresu do korespondencji.
Pamiętaj, jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo, nie otrzymasz od Nas żadnych wiadomości w sprawie.
Przekazanie zgłoszenia
Jeżeli po weryfikacji wstępnej Twojego zgłoszenia stwierdzimy, że nie jesteśmy właściwi do podejmowania działań następczych, przekażemy Twoją informację do właściwego organu KAS (naczelnika właściwego urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego) albo do innego właściwego organu publicznego.
Twoje zgłoszenie zostanie przekazane niezwłocznie po dokonaniu jego wstępnej weryfikacji, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia jego wpływu do Urzędu Skarbowego. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu do 30 dni od dnia wpływu.
Przekazując zgłoszenie zewnętrzne do właściwego organu KAS lub innego właściwego organu publicznego jednocześnie prześlemy do Ciebie informację w tej sprawie, chyba że złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo.
Odstąpienie od przekazania zgłoszenia zewnętrznego
Jeżeli ustalimy, że Twoje zgłoszenie nie spełnia wymogów informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy, poinformujemy Cię o fakcie odstąpienia od przekazania Twojego zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych. W takim przypadku otrzymasz od nas informację zawierającą ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia z zachowaniem przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, w szczególności przepisów Działu VII "Tajemnica skarbowa".
Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, ale nie jesteś sygnalistą w rozumieniu ustawy, Twoje zawiadomienie będzie przez nas rozpatrywane w standardowym trybie obsługi informacji sygnalnych.
Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo, nie otrzymasz od Nas informacji o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia.
Zaświadczenie o objęciu ochroną
Ustawa daje Ci możliwość uzyskania zaświadczenia potwierdzającego, że jako sygnalista podlegasz specjalnej ochronie. Aby otrzymać taki dokument, zgłoś do nas wniosek o wydanie zaświadczenia. Wykorzystaj do tego wybrany przez Ciebie kanał do kontaktu.
Pamiętaj jednak, że zaświadczenie wydaje organ publiczny właściwy do podejmowania działań następczych w sprawie. Jeżeli poinformowaliśmy Cię, że Twoje zgłoszenie zostało przekazane do innego organu publicznego, ubiegaj się o zaświadczenie od tego organu.
Organ właściwy do działań następczych w sprawie wyda Twoje zaświadczenie nie później niż w terminie miesiąca od wpływu Twojego wniosku.
Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie anonimowo, nie możesz ubiegać się o wydanie zaświadczenia.
Wystąpienie o udzielenie wyjaśnień
W trakcie rozpatrywania Twojego zgłoszenia będziemy mogli zwrócić się do Ciebie z prośbą o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji w sprawie.
Skontaktujemy się z Tobą z zachowaniem wybranego przez Ciebie kanału komunikacji oraz z wykorzystaniem adresu miejsca zamieszkania lub adresu poczty elektronicznej, który został uprzednio poddany dodatkowej weryfikacji.
Jeżeli sprzeciwisz się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, odstąpimy od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
Działania następcze
Działania następcze będziemy podejmować tylko w ramach ustawowych kompetencji Naczelnika Urzędu Skarbowego. Więcej na ten temat dowiesz się w punkcie: „Nasze kompetencje do podejmowania działań następczych".
W przypadku, gdy Twoje zgłoszenie dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia złożonego przez Ciebie lub innego sygnalistę i zgłoszenie to nie wniesie istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa, możemy nie podjąć działań następczych w odniesieniu do Twojego zgłoszenia. W takim przypadku otrzymasz od nas informację w tej sprawie.
W razie przekazania kolejnego zgłoszenia zewnętrznego, w którym nie zostały zawarte istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa – pozostawimy zgłoszenie bez rozpoznania bez przekazywania dodatkowej informacji w tym zakresie.
Informacje zwrotne – w przypadku podejmowania działań następczych
W terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego otrzymasz od Nas informację zwrotną zawierającą podsumowanie na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja ta zostanie udzielona z uwzględnieniem zachowania przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, w szczególności przepisów Działu VII "Tajemnica skarbowa".
W uzasadnionych przypadkach informacja zwrotna zostanie do Ciebie przekazana w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
Dodatkowo, po ostatecznym zakończeniu działań następczych, otrzymasz od nas informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Informacja zostanie sporządzona ze szczególnym uwzględnieniem zachowania przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, w szczególności przepisów Działu VII "Tajemnica skarbowa".
Jak będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?
Administratorem Twoich danych osobowych jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie. Podając je w zgłoszeniu wyrażasz jednocześnie zgodę na ich przetwarzanie.
Gwarantujemy pełną ochronę Twoich danych osobowych. Zadbamy o poufność Twojego zgłoszenia, a Twoja tożsamość będzie znana tylko upoważnionym pracownikom Urzędu Skarbowego.
Dane osobowe będziemy przetwarzać tylko w zakresie koniecznym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Wszelkie informacje pozwalające na ustalenie Twojej tożsamości, nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że za Twoją wyraźną zgodą. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych nastąpi w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Może się zdarzyć, że powiadomimy Cię o potrzebie ujawnienia Twoich danych osobowych w związku z toczącymi się postępowaniami wyjaśniającymi, postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie. Wyjaśnimy wtedy powody takiego ujawnienia.
Klauzula informacyjna Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie dotycząca przetwarzania danych osobowych dla klientów dostępna jest w siedzibie organu KAS oraz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej: https://www.zachodniopomorskie.kas.gov.pl/urzad-skarbowy-w-choszcznie/organizacja/ochrona-danych-osobowych
Usuwanie danych osobowych
Twoje dane osobowe oraz dokumenty związane z Twoim zgłoszeniem lub podjęciem działań następczych będą przechowywane przez nas przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazałaś/eś do nas zgłoszenie lub roku, w którym zakończono działania następcze albo po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Po upływie tego okresu przechowywania Twoje dane osobowe zostaną trwale usunięte z nośników elektronicznych a dokumenty w formie papierowej zostaną zniszczone. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach [3] nie stosuje się.
Dane osobowe nie zostaną usunięte w wyżej określonym terminie w przypadku, gdy stanowią one część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Ochrona przed działaniami odwetowymi
Nawet pomimo zachowania przez nas pełnej poufności w zakresie Twojego zgłoszenia, jako sygnalista jesteś szczególnie narażony na ewentualne działania odwetowe. By zapewnić Ci maksymalną ochronę przed bezprawnymi krokami ze strony Twojego pracodawcy ustawa przewiduje specjalne środki ochrony.
Pamiętaj, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub ma prawo do zadośćuczynienia.
Ochroną objęta/y jesteś nie tylko Ty, ale również osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, osoba z Tobą powiązana, a także osoba prawna lub jednostka organizacyjna pomagająca w dokonaniu zgłoszenia lub z Tobą powiązana.
Jeżeli rozważasz możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego, ale z jakiegoś powodu się wahasz, możesz skontaktować się z nami w celu przeprowadzenia poufnej porady. Odpowiemy na Twoje pytania i rozwiejemy wszelkie wątpliwości. Do kontaktu wykorzystaj nasze standardowe kanały komunikacji.
Warunki ochrony sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów chronią Cię przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności. Jeżeli więc miałaś/eś uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia prawa w rozumieniu ustawy, fakt ujawnienia przez Ciebie szczegółowych informacji w tym zakresie nie może być wykorzystany przeciwko Tobie. W szczególności nie możesz zostać pociągnięta/y do odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób w zakresie np.: zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
Pamiętaj, w przypadku wszczęcia podobnego postępowania, możesz wystąpić o jego umorzenie!
Wyłączeniem od powyższej zasady są informacje uzyskane w wyniku popełnienia czynu zabronionego.
Pamiętaj również, że w przypadku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, osoba która poniosła szkodę w wyniku działania sygnalisty ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Przed wysłaniem do nas zgłoszenia sprawdź, czy Twoja organizacja posiada procedurę zgłoszeń wewnętrznych
Jeśli chcesz dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w swojej organizacji i nie obawiasz się działań odwetowych, sprawdź, czy Twoja organizacja posiada procedurę zgłoszenia wewnętrznego.
Jeżeli tak, to możesz w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia w tej formie. Jest to szybki sposób na to, aby zapobiec naruszeniom prawa, a tym samym uchronić kadrę zarządzającą przed odpowiedzialnością karną lub materialną oraz uchronić miejsce pracy przed problemami wynikającymi z naruszenia prawa. W konsekwencji możesz przyczynić się do stworzenia przyjaznego miejsca pracy, które gwarantuje bezpieczeństwo osób świadczących pracę w Twojej organizacji.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly
Przypisy
[1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 615 z poźn. zm.)
[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.)
[3] Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.).
