Informacja dla sygnalistów – zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) reguluje:
1) warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
2) środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
3) zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
4) zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
5) zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
6) zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
7) zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.
W rozdziale 4 ustawy zapisane są zasady dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
Przepisy w tym zakresie obowiązują od 25 grudnia 2024 roku.

Zgłoszenia ustne i pisemne

Zgłoszenia zewnętrznego może dokonać każdy kto posiada wiedzę o naruszeniu prawa przy wykonywaniu pracy bądź przy realizacji zadań Urzędu Skarbowego w Gryficach, wskazując okoliczności zaistniałej sytuacji.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać:
1) pisemnie:
   • na adres:
     Urząd Skarbowy w Gryficach
     ul. Niepodległości 54a
     72-300 Gryfice
     z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne",
   • przez umieszczenie zgłoszenia w skrzynce na listy:
     skrzynka znajduje się w holu głównym, przy drzwiach wejściowych do budynku Urzędu Skarbowego w Gryficach przy ul. Niepodległości 54a w Gryficach.
     Zgłoszenie należy opatrzyć dopiskiem: „Zgłoszenie zewnętrzne";
   • za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, na adres:
     sygnal.us.gryfice@mf.gov.pl
     Zgłoszenie musi być opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym;
2) osobiście przewodniczącemu lub wyznaczonemu członkowi Zespołu do spraw przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
   Na wniosek sygnalisty, bezpośrednie spotkanie, podczas którego można dokonać zgłoszenia, zorganizowane zostanie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
1) dane sygnalisty, tj. imię i nazwisko, stanowisko, stopień służbowy, miejsce pracy;
2) adres, na który winna zostać przekazana odpowiedź;
3) dane osoby/osób, które dopuściły się – zdaniem sygnalisty – naruszenia prawa, tj. imię i nazwisko, miejsce pracy, stanowisko, stopień służbowy;
4) informacje, które umożliwią przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, m.in.:
   • opis nieprawidłowości,
   • sposób, w jaki sygnalista uzyskał wiedzę o nieprawidłowości,
   • datę wystąpienia nieprawidłowości lub zdarzenia, które do niej doprowadziło
   albo może doprowadzić,
   • dane świadków,
   • informację o posiadanych lub znanych dokumentach, które mogą potwierdzić występowanie nieprawidłowości;
5) informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;
6) podpis sygnalisty.
Sygnalista może dołączyć do zgłoszenia zewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa.
Zgłoszenia anonimowe traktowane są jako informacja sygnalna i podlegają rozpatrzeniu w sposób przewidziany dla takich informacji.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba powiązana z sygnalistą
podlegają ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem, że osoby te:
1) miały uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz
2) informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania

Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane oraz weryfikowane pod kątem prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu przez upoważnionych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Gryficach  członków powołanego do tego celu Zespołu.
Upoważniony członek Zespołu dokonuje wstępnej weryfikacji formalnej oraz merytorycznej zgłoszenia, a następnie:
1) potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
2) wydaje na żądanie sygnalisty nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi;
3) występuje do sygnalisty o ewentualne dodatkowe informacje. Możliwe jest odstąpienie od uzupełnienia informacji, jeżeli sygnalista sprzeciwia się temu, bądź przesłanie ich może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości;
4) przekazuje sygnaliście informację zwrotną;
5) informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Działania wymienione w punktach 1-5 możliwe są pod warunkiem, że sygnalista poda adres do kontaktu lub możliwe jest ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych.
Jeżeli zgłoszenie zawiera informacje wystarczające do wszczęcia postępowania wyjaśniającego, działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki.

Informacja zwrotna

Informacja zwrotna przekazana jest sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy lub (w uzasadnionych przypadkach) w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu, bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

Zasady poufności

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń zewnętrznych, podejmowanie działań następczych oraz przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie, uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem zewnętrznym nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Przetwarzanie danych osobowych

Administratorem danych osobowych gromadzonych w związku z postępowaniem dotyczącym zgłoszeń naruszeń przepisów prawa oraz ochrony sygnalistów jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie.
Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. przetwarzane jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzone administratorowi.
Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, mogą być przetwarzane i zbierane bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. nie stosuje się, chyba że sygnalista działał z naruszeniem prawa.
Dane osobowe, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, przechowywane są przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie nie dłużej niż przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Działania następcze

Działania następcze to działanie podjęte przez powołany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Gryficach Zespół do spraw przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Organizację i zasady postępowania z informacjami o naruszeniach prawa, wpływającymi do Urzędu Skarbowego w Gryficach określa wewnętrzna procedura:
Regulamin zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych.
Celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury.
Przewodniczący Zespołu może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
1) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;
2) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Zespół nie podejmuje działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy, która była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, nie zawarto nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie nieuzasadnione oceną pracy, które jest spowodowane zgłoszeniem zewnętrznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Każdy przypadek działań odwetowych albo potrzebę uzyskania poufnej porady w przypadku rozważania dokonania zgłoszenia zewnętrznego, można zgłosić członkom Zespołu do spraw przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, korzystając ze sposobów kontaktu, jak przy dokonywaniu zgłoszenia zewnętrznego.

Odpowiedzialność sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku co najmniej 50 osób wykonuje pracę zarobkową, zobowiązany jest do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną „procedurą zgłoszeń wewnętrznych", zgodną z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów.
Podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców, również mogą ustalić taką procedurę.
Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenie zewnętrzne może w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich można złożyć pisemnie:
• pod adresem:
  Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
  al. Solidarności 77
  00-090 Warszawa
• w formie elektronicznej na adres wskazany na stronie internetowej:
  https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly
Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich jest bezpłatny.